Allt analogt bildmaterial kräver en manuell hantering. Först en handlingsplan med inventeringen,därefter urval, emballering, scanning och metadatahantering innan bilderna blir åtkomliga på exempelvis webben.
Scanning av bilder kan göras på olika sätt beroende på användning. Det är därför viktigt att precisera vilken kvalitet som förväntas. Bildhotellet föreslår scanningsförfarande för bildmaterialet.
Metadata betyder strukturerad textinformation som är kopplad till bilder i den digitala världen. Metadata kräver struktur, tanke och planering.
Vill man bevara fotografiska bilder kräver det rätt typ av emballage innan materialet förvaras i rätt arkivmiljö.